Καταργείται το FAX (φαξ, τηλεομοιοτυπία) στο δημόσιο από την Πρωτοχρονιά του 2021 με νόμο για τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες που ψηφίστηκε πρόσφατα. Στο εξής η μετάδοση κειμένων σχεδίων ή φωτογραφιών θα βασίζεται καθολικά σε τεχνολογία στηριζόμενη στο διαδίκτυο (email) και όχι σε δίκτυο τηλεφωνίας.
Για την ομαλή μετάβαση στο αποκλειστικά ηλεκτρονικό σύστημα, εγκύκλιος του Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης προτείνει την εφαρμογή τεσσάρων βασικών μέτρων καλώντας όλους τους φορείς του Δημοσίου να κατευθύνουν στην ανακύκλωση τις συσκευές φαξ που θα απομακρύνουν από τις υπηρεσίες τους:
- Προμήθεια ηλεκτρονικού σαρωτή εγγράφων (scanner) από κάθε φορέα, εφόσον δεν διαθέτει ήδη, για τη δυνατότητα ψηφιοποίησης έγχαρτων εγγράφων που τηρούνται στο αρχείο τους και την εν συνεχεία διακίνησής τους με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ειδικά για τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ), με μέριμνα των Προϊσταμένων τους τα στοιχεία επικοινωνίας κάθε ΚΕΠ θα πρέπει να είναι αναρτημένα σε εμφανές σημείο στην ιστοσελίδα του Δήμου.
- Διάθεση υπηρεσιακού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στα στελέχη των οργανικών μονάδων κάθε φορέα, ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη διακίνηση και ορθή διαχείριση της εισερχομένης και εξερχομένης αλληλογραφίας.
- Διάθεση σε εμφανές σημείο στο δικτυακό τόπο κάθε δημόσιου φορέα των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) κάθε οργανικής μονάδας του. Επιπλέον στις ιστοσελίδες των φορέων θα πρέπει να αναρτάται η διάρθρωση των οικείων υπηρεσιών και μονάδων, η περιγραφή των αρμοδιοτήτων και των οργανικών θέσεων, καθώς και τα ονόματα, οι ιδιότητες και τα στοιχεία επικοινωνίας. Στην αρχική σελίδα του δικτυακού τόπου του φορέα θα πρέπει να αναρτάται ευκρινώς το e-mail του Κεντρικού Πρωτοκόλλου καθώς και το τηλεφωνικό κέντρο.
- Διαμόρφωση ειδικού χώρου στον δικτυακό τόπο κάθε φορέα για τη διατύπωση ερωτημάτων από κάθε ενδιαφερόμενο ή ειδικού χώρου με τις απαντήσεις του φορέα επί των συνηθέστερων ερωτημάτων των ενδιαφερομένων.
